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Técnicas de gestión del tiempo en el trabajo
4 Nov 2016

Técnicas de gestión del tiempo en el trabajo

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Otra vez ha finalizado la jornada laboral y no has podido alcanzar los objetivos que te habías marcado. Son las siete de la tarde y la disyuntiva es quedarte un par de horas más en la oficina para intentar avanzar o acumular las tareas pendientes para el día siguiente sin saber si podrás abordarlas. ¿Te suena la situación? Es un problema que afecta a miles de trabajadores. Un alto porcentaje de ausencias a nuestros cursos para empleados en Valencia, que no son formación in company, es debido a que el alumno no ha podido salir a tiempo de su trabajo. La saturación de responsabilidades en un mismo perfil y la falta de personal son muchas veces la raíz del conflicto pero una deficiente planificación también influye. A continuación detallamos una serie de técnicas de gestión del tiempo en el trabajo que contribuyen a mejorar la productividad y que como centro de formación en Valencia también podemos impartir como cursos para empresas en Valencia.

Ladrones de tiempo

Antes de aplicar las técnicas de gestión del tiempo en el trabajo conviene analizar quiénes son los ladrones de tiempo. ¿Se trata de una falta de concentración o de un ambiente laboral donde son constantes las interrupciones de compañeros y llamadas de teléfono? O tal vez el problema radica en posponer siempre las tareas más laboriosas. Reconocer qué nos hace perder el tiempo nos ayudará a tomar decisiones enfocadas a una mayor optimización del horario y la productividad.

Técnicas de gestión del tiempo en el trabajo
  • Programa en el calendario los plazos de entrega. De esta manera tendrás una visión a largo plazo de las tareas a realizar. Si este calendario es compartido con más compañeros hará que el compromiso con tu trabajo sea mayor. Imprime el calendario a un mes vista y cuélgalo en un lugar visible.
  • Realiza una lista de tareas diaria y ordénala por prioridades. De esta forma tendrás claros los objetivos del día. Es clave distinguir entre urgente, importante y necesario para no bloquear el flujo de trabajo.
  • Asigna tiempo a cada tarea de forma realista. Los proyectos laboriosos puedes fragmentarlos en varios días de trabajo. Igualmente puedes alternar tareas automáticas y rápidas de realizar como responder emails o hacer llamadas de teléfono con otras que requieran una mayor concentración y dedicación de tiempo.
  • Reserva una franja de tiempo para los imprevistos, de esta manera interferirán los menos posible en la planificación.
  • Revisa la lista de tareas diaria al final del día para reorganizar la jornada siguiente. Así podrás distribuir de forma efectiva lo que ha quedado pendiente por hacer.
  • Asigna una franja de tiempo específica para consultar el correo electrónico y realizar llamadas de teléfono. Estar constantemente pendiente del email interfiere en la concentración. Por ello es recomendable consultarlo y atender a las peticiones que llegan por este canal en determinados horarios. Si nuestro trabajo nos exige una respuesta en un corto plazo estableceremos una mayor frecuencia de consultas, pero no dejaremos el programa abierto para evitar que la entrada de cada mensaje nos interrumpa cada vez. En cuanto al teléfono también conviene concentrar las llamadas en un horario e informar de ello a clientes, proveedores, etc.
  • Mantén el orden tanto en tu escritorio como en el ordenador, no solo para crear un ambiente laboral óptimo sino también para no perder tiempo buscando notas, expedientes, archivos, etc.
  • Programa las reuniones al principio o al final de la jornada. De esta manera no interrumpirán tu flujo de trabajo.
  • Reserva tiempo para pensar. No somos autómatas y muchas veces el trabajo no sale porque no hemos dedicado tiempo a investigar y proyectar lo que tenemos que hacer.
  • No te saltes los descansos. Son necesarios para descansar la mente y ayudan a pasar de una tarea a otra. En función de tus necesidades y posibilidades elige entre el descanso largo de la mañana o varias interrupciones de corta duración.
  • Huye de la multitarea y de la procastinación. Concéntrate en lo que tienes que hacer en ese momento y en nada más, y no lo dejes para más tarde.
 Herramientas para la gestión del tiempo en el trabajo

Además de estas técnicas de gestión del tiempo en el trabajo que se emplean en la formación para empresas, también existen recursos analógicas y digitales para optimizar la rutina laboral. Aparte de la imprescindible agenda y del calendario, el entorno de Google ofrece herramientas como Drive, que permite a varias personas trabajar en tiempo real sobre un mismo documento, o Calendar para sincronizar y programar citas. Para usarlas solo es necesario disponer de una cuenta de correo electrónico en Gmail.

También existen multitud de aplicaciones como Evernote para apuntar las ideas que surgen en los momentos más inesperados. Toggl, en cambio, registra el tiempo que tardamos en realizar cada tarea y nos ofrece informes para conocer a fondo nuestra productividad. Otras aplicaciones similares son Harvest, Timely o Forest, esta último con un componente lúdico que premia la concentración.

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